Un diagnostic initial

setec opency apporte à ses partenaires un regard extérieur, indépendant et expert pour mettre en avant, par une identification des gaspillages et une quantification de la non-valeur ajoutée, les dysfonctionnements et les opportunités d’améliorations.

Grâce à un diagnostic précis et à une stratégie commune avec la direction, la politique est alors d’avancer par petits pas pour que l’organisation globale des projets se retrouve plus stable, robuste et fluide. Cette recherche d’amélioration continue tire alors vers le haut la culture de l’entreprise et ses pratiques. 

Des audits sur demande

Dans les entreprises ayant une démarche Lean en perte de dynamisme ou ne produisant pas tous les effets attendus, nos experts réalisent des audits permettant d’en identifier les causes pour rectifier le tir et donner un nouveau souffle à la démarche. 

Amorçage d’un accompagnement de transformation, d’amélioration continue ou de simplification.

À la suite de notre immersion sur le terrain et dans vos services, nous serons à même de comprendre les subtilités de votre besoin, de le challenger avec des données chiffrées et ainsi de mieux le définir conjointement. 

Ensemble, nous synthétisons alors le document cadre de l’accompagnement Lean synthétisant : 

• L’énoncé de l’opportunité ou du vrai problème motivant l’accompagnement 
• Les indicateurs clés et cible (« C’est gagné si… » vs situation actuelle) 
• Le champ d’application du projet 
• La valorisation souhaitée suite à l’accompagnement 
• La sélection des participants et des organisateurs à solliciter, avec leur disponibilité 
• Le planning de mise en œuvre 

Le Lean est habituellement utilisé en présentiel sur des supports physiques uniquement, ce qui favorise l’utilisation collaborative des outils.

• Seulement pour certains projets transverses ou certaines équipes, le distanciel s’impose car les parties prenantes peuvent être éparpillées aux quatre coins du pays ou du globe. Et plus le projet ou la transformation est complexe, plus la quantité d’informations à échanger lors des réunions de coordination augmente, et il en devient difficile de tout rassembler et de rendre ces informations accessibles à tous en permanence. 
• C’est pourquoi chez setec opency, nous avons cherché la meilleure manière de digitaliser cette pratique tout en conservant la philosophie du Lean et son aspect collaboratif. A peine créée en 2020, nous nous sommes associés à la start up canadienne Nialli qui conçoit des logiciels de planification collaborative. Finies les manipulations en pleine séance, finis les post-it illisibles et qui se décollent, finis les pointages de tâches artisanaux, finis les indicateurs à calculer, finis les comptes-rendus chronophages post-réunion, finies les difficultés à connaître le dernier planning du projet. 
• Les supports papier laissent place à des interfaces où les post-it ne sont plus en papier mais digitaux. Ainsi les utilisateurs peuvent se retrouver sur un plateau projet autour de grands écrans tactiles multipoints comme en distanciel depuis son ordinateur lors de réunions en visioconférence.  Le format des réunions Lean reste identique, chaque personne reste dynamique et active, la qualification des actions est tout aussi simple (nom, durée, effectifs, contraintes, …), des liens peuvent être créés entre les post-it, le suivi de l’avancement se fait en direct grâce à quelques raccourcis digitaux et alimente automatiquement des indicateurs. L’historique de tout le projet est accessible à tout moment.